Gérer les tâches administratives prend du temps. Beaucoup de temps. Pourtant, elles sont indispensables : sans organisation rigoureuse, les retards s’accumulent, les rendez-vous sont oubliés, les documents se perdent.

Chez SSGL, nous vous aidons à garder le cap. Nous prenons en charge votre secrétariat, entièrement ou partiellement, dès une heure par semaine, selon vos besoins réels.

Vous restez concentré sur votre activité. Nous nous occupons du reste.

Ce que nous pouvons faire pour vous

Voici un aperçu des missions que nous assurons pour nos clients :

gestion du courrier entrant et sortant
traitement et suivi des mails professionnels
prise de rendez-vous et gestion d’agenda
numérisation, classement et archivage de documents
rédaction et mise en page de courriers, comptes rendus, rapports
accueil téléphonique personnalisé
mise à jour de bases de données
préparation de dossiers (administratifs, juridiques, RH, etc.)
relecture et correction de documents
coordination avec d’autres prestataires ou partenaires
envoi de documents aux administrations ou organismes concernés
création de modèles et procédures internes simples

Nous travaillons avec rigueur, confidentialité et efficacité. Chaque intervention est adaptée à vos outils, vos méthodes, et votre rythme.

Détail des missions de secrétariat

Chaque entreprise a ses propres habitudes, outils et priorités. Voici comment nous intervenons concrètement sur chaque tâche de secrétariat, avec méthode et précision.

Gestion du courrier

Nous réceptionnons votre courrier (papier ou numérique), nous le trions, nous le classons et nous préparons les réponses ou les transmissions nécessaires.

Nous pouvons aussi assurer l’envoi de courriers recommandés ou de plis urgents, depuis vos locaux ou à distance, selon votre organisation.

Traitement des mails

Nous trions et priorisons vos mails professionnels, préparons les réponses types, assurons un suivi rigoureux.

Nous créons si besoin des étiquettes, des filtres ou des modèles pour fluidifier la gestion quotidienne.

Prise de rendez-vous et gestion d’agenda

Nous prenons vos rendez-vous (clients, fournisseurs, administrations), les planifions dans votre agenda, envoyons les rappels et gérons les éventuels reports ou annulations.

Nous vous aidons à garder une vue claire et organisée de votre planning.

Numérisation, classement et archivage

Nous scannons vos documents papier, les renommons de façon claire et logique, les classons dans un arborescence numérique organisée.

Nous pouvons également trier et réorganiser des archives existantes.

Rédaction et mise en page de documents

Nous rédigeons vos courriers administratifs, courriels formels, comptes rendus de réunion, rapports internes ou tout autre document utile à votre activité.

Nous assurons une mise en forme claire et soignée.

Accueil téléphonique

Nous pouvons prendre vos appels entrants via un transfert d’appel ou une ligne dédiée, selon des consignes définies.

Nous prenons les messages, filtrons les appels ou répondons aux demandes courantes.

Mise à jour de bases de données

Nous mettons à jour vos contacts clients, fournisseurs, adhérents ou membres.

Nous complétons les fiches, corrigeons les doublons, uniformisons les formats.

Préparation de dossiers

Nous rassemblons et organisons tous les documents nécessaires pour un dossier administratif, juridique, fiscal ou RH.

Nous vérifions la complétude et classons les pièces justificatives selon les attentes de l’administration ou du partenaire concerné.

Relecture et correction

Nous relisons vos documents pour corriger les fautes, améliorer la clarté et la présentation.

Notre regard extérieur permet de détecter les erreurs passées inaperçues.

Coordination avec des tiers

Nous contactons vos partenaires, fournisseurs ou prestataires pour organiser une tâche, transmettre un document ou assurer un suivi.

Nous pouvons aussi faire le lien avec votre expert-comptable, votre avocat ou votre cabinet RH.

Envoi de documents aux administrations

Nous assurons la transmission des documents officiels aux organismes publics (URSSAF, impôts, greffe, etc.) ou aux partenaires selon les délais impartis.

Nous pouvons gérer les envois papier ou via les plateformes dédiées.

Création de modèles et de procédures

Nous vous aidons à créer des documents types (factures, devis, courriers) et des procédures internes simples pour fluidifier votre organisation.

Une fois en place, ces outils vous font gagner un temps considérable.

Cas clients

Cabinet de conseil (3 personnes)

Un cabinet de conseil lyonnais nous a contactés pour reprendre la gestion de son secrétariat, devenue trop chronophage. Avant notre intervention, les consultants géraient eux-mêmes leurs mails, agendas, documents clients… avec du retard et beaucoup de confusion.

Notre mission :

filtrer et répondre aux mails clients en première intention
prendre les rendez-vous et gérer un agenda partagé
classer tous les documents projets dans une arborescence claire
relancer les clients pour les retours attendus
préparer les dossiers administratifs pour les appels d’offres

Résultat :

les consultants ne passent plus de temps sur la logistique
chaque rendez-vous est confirmé, aucun oubli
les documents sont disponibles à tout moment, bien nommés
le cabinet a pu répondre à plus d’appels d’offres, sereinement

Intervention : 6 heures par semaine, à distance.

Association loi 1901 (bénévoles non disponibles)

Une association culturelle lyonnaise gérait son activité avec une équipe de bénévoles très impliqués, mais souvent débordés. Le secrétariat (courrier, mails, réponses aux adhérents, organisation de réunions) était négligé par manque de temps.