Chaque jour, des tâches administratives ralentissent votre activité.

Demandes de justificatifs, dossiers à remplir, pièces à fournir, relances à traiter… C’est indispensable, mais ce n’est pas votre cœur de métier.

Chez SSGL, nous vous proposons une solution simple : externaliser votre administratif.

Pas de fiche de poste, pas d’embauche, pas de perte de temps. Nous prenons en charge les tâches récurrentes ou ponctuelles, avec méthode, fiabilité et confidentialité.

Nous intervenons dès une heure par semaine, en présentiel ou à distance. Vous gagnez du temps, de la clarté, et de la sérénité.

Ce que nous pouvons faire pour vous

Voici les missions administratives que nous assurons régulièrement pour nos clients :

constitution de dossiers administratifs ou contractuels
complétion et transmission de formulaires (en ligne ou papier)
gestion et mise à jour des documents administratifs
relations avec les administrations et les services publics
suivi des échéances (cotisations, déclarations, renouvellements…)
collecte et organisation des pièces justificatives
archivage physique et/ou numérique
relance de partenaires, prestataires, fournisseurs
coordination avec les interlocuteurs institutionnels ou privés
mise en place de procédures internes simples
aide à la compréhension des courriers officiels reçus

Chaque mission est définie selon vos besoins réels. Vous restez maître des décisions, nous nous chargeons de l’exécution.

Nous nous adaptons à vos outils, vos habitudes, vos contraintes. Notre seule règle : être clairs, efficaces et fiables.

Détail des missions administratives

Voici comment nous intervenons concrètement sur chaque tâche administrative, afin de vous libérer de ces contraintes chronophages.

Constitution de dossiers administratifs ou contractuels

Nous préparons tous les documents nécessaires à un dossier administratif ou contractuel : contrats, conventions, dossiers d’appels d’offres, demandes de subvention. Nous vérifions chaque pièce et assurons le dépôt dans les délais impartis.

Outils utilisés : Adobe Acrobat, Word, Google Docs, plateformes administratives en ligne.

Complétion et transmission de formulaires

Nous remplissons à votre place tout formulaire administratif : inscriptions, déclarations, demandes spécifiques. Nous gérons aussi leur envoi (courrier postal ou numérique) et suivons leur bonne réception.

Outils utilisés : Démarches simplifiées, téléservices administratifs, Chorus Pro.

Gestion et mise à jour des documents administratifs

Nous tenons à jour vos documents essentiels (attestations, justificatifs, autorisations diverses), les renouvelons en temps voulu et les organisons clairement dans vos dossiers internes.

Outils utilisés : Google Drive, Dropbox, SharePoint.

Relations avec les administrations et services publics

Nous assurons les échanges réguliers avec les organismes publics (préfecture, URSSAF, impôts, mairie) et prenons en charge les démarches nécessaires, y compris les relances et les suivis.

Outils utilisés : Téléphone, e-mail, plateformes dédiées (impots.gouv.fr, URSSAF).

Suivi des échéances administratives

Nous surveillons vos échéances importantes (déclarations périodiques, renouvellement d’abonnements, de contrats ou d’adhésions), pour vous éviter toute pénalité ou rupture de service.

Outils utilisés : Google Calendar, Excel, outils internes personnalisés.

Collecte et organisation des pièces justificatives

Nous recueillons, classons et conservons vos justificatifs administratifs ou comptables, les rendant accessibles rapidement en cas de contrôle ou de besoin.

Outils utilisés : Scanner, Adobe Acrobat, Google Drive, Dropbox.

Archivage physique et numérique

Nous mettons en place des solutions d’archivage adaptées à votre activité : classement logique des documents, indexation, conservation sécurisée physique ou numérique.

Outils utilisés : Cloud sécurisé, dossiers partagés, archivage physique organisé.

Relance de partenaires ou prestataires

Nous assurons le suivi administratif des échanges avec vos partenaires : demandes de devis, relances, suivi de livraisons ou paiements en attente.

Outils utilisés : E-mails, appels téléphoniques, CRM.

Coordination avec interlocuteurs institutionnels ou privés

Nous assurons la liaison administrative entre votre structure et divers interlocuteurs : banques, avocats, experts-comptables, administrations, en garantissant une bonne fluidité des échanges.

Outils utilisés : Mail, téléphone, messagerie instantanée (Slack, Teams).

Mise en place de procédures internes simples

Nous élaborons pour vous des procédures administratives internes efficaces : modèles de courriers types, procédures de validation, méthodes de classement.

Outils utilisés : Word, Notion, Excel, Google Workspace.

Aide à la compréhension des courriers officiels

Nous vous aidons à comprendre clairement le sens des courriers ou demandes administratives complexes, et vous proposons une réponse adaptée.

Outils utilisés : Assistance directe, rédaction de notes explicatives, accompagnement personnalisé.

Cas clients

PME secteur bâtiment

Cette PME lyonnaise était constamment dépassée par ses démarches administratives : gestion des contrats d’intérim, relations avec l’URSSAF, dossiers de sous-traitance et déclarations réglementaires.

Notre mission :

constitution et suivi des dossiers de sous-traitance
gestion administrative des contrats d’intérimaires
suivi des déclarations obligatoires (URSSAF, DIRECCTE, impôts)
archivage structuré des justificatifs

Résultat :

réduction drastique des retards et pénalités
meilleure réactivité aux demandes administratives
dossiers parfaitement à jour et accessibles en permanence
gain de temps significatif pour les dirigeants

Intervention : 5 heures par semaine, à distance et ponctuellement sur site.

Start-up digitale

Cette start-up lyonnaise ne parvenait plus à gérer efficacement ses tâches administratives liées à son développement rapide : formulaires administratifs, suivi des financements publics, gestion des échéances légales.